Document Management Software adalah perangkat lunak yang berfungsi untuk mengelola sebuah dokumen mulai dari pembuatan, digitalisasi, pengaksesan dokumen, memantau distribusi dan alur proses dokumen (duplikasi, distribusi, indexing, pemeliharaan, penyimpanan) ke seluruh organisasi sampai masa retensi dokumen itu habis. Bagi sebuah organisasi, berbagai masalah dalam penanganan dokumen pasti sering dijumpai yang dapat memberikan terkesan kurang profesional, seperti karena lamanya pencarian dokumen penting yang kemudian menyebabkan komunikasi dengan pelanggan menjadi terhambat, tidak efisien dan membuang banya waktu, time is money, alright.
Document Management Software
Dengan software manajemen dokumen masalah tersebut dapat terselesaikan dengan mudah, cepat dan hemat karena dapat menyimpan dan melihat lebih tipe file dengan penggunaan fitur canggih, seperti content search, document version control, workflow, email management, database dan lain-lain. Selain itu, software ini dapat memberikan otoritasi penuh untuk keamanan suatu dokumen dengan akses khusus terhadap pengguna, menentukan pendistribusiannya, perubahan atau penghapusan file yang terintegrasi dengan baik dengan berbagai aplikasi, seperti Microsoft Office dan lain sebagainya. Document management software dapat menghemat waktu karena tidak perlu lagi format fhotocopy untuk kirim dokumen kepada klien, mencegah kehilangan akibat salah penempatan atau salah penyimpanan dokumen dan mengurangi resiko ancaman kebakaran.
Dalam era yang serba digital ini, tentu document management software banyak ditemui, baik yang free alias gratis karena juga sudah banyak berbasis open source maupun yang premium atau berbayar untuk mendapatkan fitur lebih dengan segala kemudahaannya. Saat ini banyak website yang jual sofware ini dengan menyediakan free trial nya, jadi bila perusahaan sobat membutuhkan dapat mencobanya terlebih dahulu sebelum memutuskan untuk membelinya.
0 komentar:
Posting Komentar